Présentation de la comptabilité en cas de contrôle fiscal

Cette obligation de présentation des comptes sous forme dématérialisée est issue des dispositions de l’article 14 de la loi 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012.
Elle ne crée pas d’obligation supplémentaire pour le contribuable qui doit déjà, en application de l’article L 102 B du LPF, conserver ses données comptables immatérielles sous forme dématérialisée.

L’entreprise encourt une évaluation d’office de ses bases d’imposition

Cette disposition, qui était jusqu’alors facultative pour le contribuable, est devenue obligatoire pour les contrôles pour lesquels l’avis de vérification est adressé après le 1er janvier 2014. Elle s’applique à tous les contribuables soumis par le CGI à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables.
Sont ainsi concernés les contribuables imposés à l’impôt sur les sociétés et à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfi ces industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) et des bénéfices agricoles (BA) selon un régime réel.

Depuis le 1^er janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable satisfait à l’obligation de représentation des documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle, une copie des fichiers des écritures comptables. Ces fichiers doivent répondre à des normes fixées par l’arrêté du 29 juillet 2013 dont les dispositions sont codifiées à l’article A 47 A, 1 du LPF (voir encadré).

Les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l’administration lors de la première intervention sur place.
Toutefois, pour les contrôles engagés au cours de l’année 2014, les copies des fichiers des écritures comptables pourront être remises au plus tard lors de la deuxième intervention sur place. Dès la réception de l’avis de vérification, le contribuable est informé du fait que la présentation de sa comptabilité dématérialisée
doit être réalisée sous cette forme.

Les opérations qui peuvent être réalisées par l’administration sur les copies des fichiers remises sont limitées à des tris, des classements et tous calculs.
Cette mesure vise à faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité et de réalisation des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et
la comptabilité présentée, ce qui peut alléger le temps de présence du vérificateur dans l’entreprise.
Cette situation reste sans incidence sur les garanties offertes au contribuable et ne modifie en rien les conditions du déroulement habituel de la vérification sur place. De même, l’existence du débat oral et contradictoire est préservée : si des erreurs ou des anomalies sont décelées lors de la consultation des fichiers des écritures comptables, elles devront être débattues avec le contribuable, préalablement à tout rehaussement éventuel.
Dans un document de 18 pages publié sur le site Internet de la DGI sous forme de questions/réponses, l’administration fiscale a précisé les modalités de présentation des supports dématérialisés.
(www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptive _ 6980/fi chedescriptive _ 6980.pdf)
En voici quelques extraits.

Mode de remise des fichiers

Les pièces relatives à la remise du fichier des écritures comptables, à la demande de mise en conformité ou le procès-verbal d’absence de conformité peuvent-ils être remis en main propre au contribuable et contresignés ?
Pour la DGI, le principe est la remise en main propre des fichiers des écritures comptables. Il en est donc de même du document qui acte cet te remise.

Les fichiers PDF ne sont pas admis

La demande de mise en conformité et le procès-verbal d’absence de conformité ou d’absence de remise des fichiers peuvent être remis en main propre ou être adressés par courrier.

Format des fichiers comptables pour les années 2011-2012

Selon l’administration, pour les fichiers des écritures comptables à remettre au vérificateur lors d’un contrôle en 2014 au titre des exercices 2011 et 2012 (exercices non soumis aux obligations issues de la loi du 29 décembre 2012), deux possibilités sont offertes aux contribuables :
– les fi hiers des écritures comptables peuvent être présentés selon les normes du « format standard » défi nies aux VI à XIV de l’article A 47 A, 1 du LPF ;
– les fichiers des écritures comptables peuvent ne pas respecter le « format standard » mais doivent être conformes aux anciennes dispositions de l’article A 47 A, 1 du LPF reprises aux I à V de ce même article.
Si les fichiers des écritures comptables remis ne sont pas conformes, le service vérificateur produit une demande de mise en conformité des fichiers.
S’agissant des fichiers remis sous l’ancien format, il est rappelé qu’il doit s’agir de fichiers à plat (fi chiers en csv ou txt).
En revanche, les fichiers présentés sous un autre format que le fichier à plat, tel que par exemple le format pdf, ne sont pas conformes.

Une clé USB peut être remise au vérificateur

Transmission des fichiers sur une clé USB

A la question de savoir s’il est possible pour le vérificateur de prendre copie sur un support externe tel qu’une clé USB des fichiers des écritures comptables remis par le contribuable, la DGI répond qu’elle l’autorise.

Délai de remise des fichiers pour un contrôle en 2014

L’administration a recommandé aux vérificateurs pour 2014 de prendre en compte les circonstances particulières qui peuvent justifier un délai de remise raisonnable. Par exemple, si le contribuable indique au vérificateur qu’il n’a pas encore les fichiers mais qu’il les a réclamés à son prestataire de services ou à son expert-comptable, le service peut lui laisser un délai d’un mois maximum pour obtenir la communication des fichiers. A défaut de diligence de la part du contribuable dans ce délai, l’absence de remise des fichiers des écritures comptables est actée par procès-verbal et l’amende est appliquée.
Certaines circonstances sont donc à prendre en compte avant l’application de l’amende et le délai maximum de 30 jours n’a qu’une valeur indicative. Il peut bien entendu être réduit dès lors que le service a laissé un temps suffisant pour que le contribuable puisse remettre des fichiers des écritures comptables conformes aux normes précitées. De plus, le délai de remise doit rester compatible avec le bon déroulement matériel et temporel des opérations de vérification.

En cas de difficulté, peut-on remettre une comptabilité papier ?

En cas de non-remise des fichiers numériques, ou de remise partielle, le contribuable peut-il fournir une comptabilité papier ? Comment cela s’articule-t-il avec le délai de trois mois maximum de contrôle en entreprise prévu par l’article L 52 du LPF ?
L’administration répond qu’en application du I de l’article L 47 A du LPF le délai de trois mois est suspendu jusqu’à la remise effective de l’ensemble des fichiers des écritures comptables conformes aux normes définies par l’article A 47 A, 1 du même Livre.
Ainsi, le délai de trois mois ne commence à courir qu’à la date de la remise effective des fichiers conformes. Cette date est formalisée sur place sur l’imprimé constatant la remise des fichiers par le vérificateur et contresigné par le contribuable. Dès lors que le contribuable vérifié tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés et que l’avis de vérification a été adressé après le 1er janvier 2014, l’article L 47 A, I du LPF s’applique.
En conséquence, en l’absence de remise, totale ou partielle, de fichier et en cas de présentation de la comptabilité sous forme papier, le délai de trois mois ne s’applique pas. Un procès-verbal de non-conformité ou d’absence des fichiers est alors établi par le service vérificateur.
A compter de cette formalisation, le contrôle peut s’effectuer sur la comptabilité papier qui aurait été remise ou sur les fichiers non conformes après leur remise
en forme par le service.

Comment se calcule l’amende de 5000 € ?

Le défaut de présentation de la comptabilité informatisée sur support dématérialisé entraîne l’application d’une amende (CGI art.1 729 D). Son montant qui était initialement de 1 500 € a été modifié par la loi de finances rectificative pour 2014 du 8 août 2014.
L’amende est désormais égale à 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.
Par conséquent, pour calculer la sanction applicable, il faut distinguer deux cas de figure :
– si aucune rectification n’a été apportée : le montant de l’amende est fixé à 5 000 € ;
– si une rectification a été apportée : l’amende applicable est d’un montant égal à 5 000 € ou à 10 % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est supérieur à 5 000 €.
Ces nouvelles dispositions s’appliquent aux contrôles dont les avis de vérification sont adressés depuis le 10 août 2014.

Pour aller plus loin :

Depuis le 1^er janvier 2014, il n’est plus possible de présenter à un vérificateur des impôts une comptabilité sous format papier.

Format de la copie du fichier des écritures comptables

Les copies des fi chiers sont transmises, au choix du contribuable, sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères définis au VI de l’article A 47 A, 1 du LPF ou sous forme de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site www.impots.gouv.fr , à la rubrique « Professionnels ».

Sanctions en cas de non-présentation dématérialisée

Le défaut de présentation de la comptabilité sous forme numérique ou la présentation d’un fichier non conforme aux normes est passible de l'amende prévue par l’article 1729 D
du CGI. L’amende est applicable pour chaque exercice au titre duquel un tel manquement est constaté.
De plus, l’entreprise encourt une évaluation d’office de ses bases d’imposition (LPF art. L 74, 2e al.).

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